Chełm. Jak urząd miasta wydaje pieniądze „bez przetargu”?

Sebastian Bielecki zapytał prezydenta Chełma, jak w urzędzie wyglądają zakupy, które nie przekraczają kwoty 130 tysięcy złotych. Chodzi o tzw. zamówienia „bez przetargu”, czyli takie, do których nie trzeba stosować pełnej procedury przetargowej. Miasto odpowiedziało szczegółowo – jak mówią urzędnicy – wszystko odbywa się „zgodnie z regulaminem i przejrzyście”.

O co pytał radny?

Radny w swoim zapytaniu poruszył kilka istotnych kwestii związanych z tym, jak urząd realizuje zamówienia o wartości poniżej 130 tysięcy złotych. Zapytał przede wszystkim, od jakiej kwoty urzędnicy mają obowiązek zbierać oferty od więcej niż jednej firmy oraz czy rozeznanie rynku jest w ogóle dokumentowane. Interesowało go również, kto odpowiada za kontrolę takich wydatków i w jaki sposób sprawdza się, czy wszystko przebiega zgodnie z zasadami. Radny chciał też uzyskać informacje na temat tego, czy zdarzają się sytuacje, w których zamówienia przyznawane są bez żadnej konkurencji, oraz czy miały miejsce przypadki konfliktu interesów. Na koniec zapytał, w jaki sposób urząd dba o zachowanie uczciwości i równego traktowania firm, które ubiegają się o realizację takich zamówień.

Jak miasto kupuje „bez przetargu”?

Z odpowiedzi podpisanej przez zastępcę prezydenta Radosława Wnuka wynika, że w Chełmie obowiązuje specjalny regulamin. Co on mówi? Jeśli zamówienie jest do 10 tys. zł netto - wystarczy proste zlecenie. Jeżeli zaś mieści się między 10 tys. a 130 tys. zł – trzeba zebrać oferty albo, w wyjątkowych przypadkach, wybrać jednego wykonawcę do negocjacji.

Niektóre zakupy są z tych zasad wyłączone – np. szkolenia, materiały promocyjne, opieka nad budynkami urzędu czy wydatki na wybory.

Czy są dokumenty i kontrole?

Miasto zapewnia, że tak. Każdy wydatek ma być poparty notatką służbową, ofertami, wydrukami ze stron internetowych albo porównaniem z wcześniejszymi zakupami. W dokumentacji powinno też być napisane, dlaczego wybrano daną firmę.

Urzędnicy dodają, że Biuro Zamówień Publicznych i Biuro Kontroli regularnie sprawdzają, czy wszystko odbywa się zgodnie z zasadami. Nie było osobnej kontroli tylko dla zamówień poniżej 130 tys. zł, ale te tematy pojawiają się podczas innych audytów.

Przykład? Kontrola w Centrum Obsługi Inwestora pokazała, że nawet przy drobnych zakupach – jak gadżety promocyjne – dokumenty są analizowane pod kątem zgodności z przepisami.

Czy są firmy, które dostają zlecenia bez konkurencji?

Tak, ale – jak tłumaczy miasto – tylko w uzasadnionych przypadkach. Na przykład gdy potrzebna jest szybka naprawa, usługa specjalistyczna albo zakup nie może czekać. W takich sytuacjach stosuje się tzw. tryb negocjacji z jednym wykonawcą. Miasto przedstawiło też radnemu listę takich zamówień z lat 2023–2025.

Czy były konflikty interesów?

Tak. W jednym przypadku – chodziło o nadzór nad budową zajezdni dla autobusów wodorowych – zastępca prezydenta Radosław Wnuk wyłączył się z udziału w procedurze, gdy tylko dowiedział się, że może być w konflikcie interesów. Złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie.

Miasto przekonuje, że zamówienia do 130 tys. zł też są kontrolowane i udzielane uczciwie, choć formalnie nie trzeba w nich ogłaszać przetargu. Wszystkie większe zakupy mają trafiać do rocznego Planu Zamówień, a lista zawartych umów jest publikowana na stronie internetowej urzędu.

Jak podkreśla urząd: 

„W każdym przypadku przestrzegane są zasady celowego, racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi”.

Czytaj także: