Kolejka i nerwy są zbędne

Drzwi do wydziału komunikacji otwierane są tuż przed rozpoczęciem pracy urzędu miasta, czyli o 8.30 we wtorki i od 7.30 w pozostałe dni. Niestety, część interesantów o tym zapomina i ustawia się w kolejce znacznie wcześniej, co - jak mówią sami urzędnicy - wprowadza zamieszanie.

- Zapewniam, że nie ma potrzeby stania przed zamkniętym budynkiem – podkreśla Monika Zaborek-Turewicz, dyrektor Departamentu Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Chełm. - Od 16 lipca interesantom chcącym zarejestrować pojazd czy wymienić dowód rejestracyjny wydawane są numerki z godziną wizyty. Dzięki temu nie muszą oni stać w kolejkach po kilka godzin, a tym samym niepotrzebnie tracić nerwy, ponieważ są przyjmowani co ok. 10 minut.

Ta kwestia również zaintrygowała niektórych petentów. Zastanawia ich harmonogram dziennych obowiązków pracowników wydziału.

- Skoro petenci są przyjmowani co 10 minut, a dziennie wydaje się dwadzieścia numerków, to daje nam nieco ponad 3 godziny - zwraca uwagę jedna z Czytelniczek. - Co zatem urzędnicy robią przez pozostałe godziny? Czy numerków nie powinno być wydawanych więcej, tak, żeby wypełnić 8-godzinny dzień pracy.

Jak tłumaczy Monika Zaborek - Turewicz, osób, które dziennie przychodzą załatwić sprawy w wydziale komunikacji jest znacznie więcej niż 20. Średnio każdego dnia obsługiwanych jest ok. 70. Dodaje również, że system wprowadzony ze względu na sytuację pandemiczną znacznie usprawnił pracę urzędu.

- Codziennie wydajemy nie 20, ale nawet do 40 numerów dla petentów, ale to tylko jedna grupa. Bez numerków obsługiwani są ci, którzy chcą odebrać stały dowód bądź załatwić inne spraw, takie jak wpisanie adnotacji haka czy gazu lub dopisanie albo anulowanie współwłaściciela pojazdu. To kolejne kilkadziesiąt osób. Poza tym, nasi pracownicy mają szereg innych obowiązków, takich jak przygotowywanie dokumentów, katalogowanie, wydawanie tymczasowych dowodów, przygotowywanie wniosków czy obsługę telefoniczną interesantów. To wszystko wystarczy, aby w całkowicie zapełnić 8-godzinny dzień pracy. Przypominam też, że czas na zarejestrowanie pojazdu został wydłużony z 30 do 180 dni, a przepis ten obowiązuje do końca tego roku.

Wprowadzenie takiego rozwiązania sprawiło, że poranna kolejka po numerki znika w ciągu kilku minut. Sznur osób nie ustawia się także w ciągu dnia wewnątrz wydziału. Zdarzają się również takie dni, że numerek na dany dzień można odebrać nawet ok. godz. 10 i później.

- Sporadycznie dochodzi do chwilowego "zakorkowania", szczególnie w sytuacjach załatwienia dodatkowych formalności przy rejestracji pojazdów. Ale nawet wtedy osoby umówione na konkretną godzinę nie czekają na swoją kolej dłużej niż kilka minut.

W sierpniu kadrę rejestracji pojazdów wzmocnił stażysta. Na początku września skład pracowników wydziału został również powiększony o jedną osobę, a także dwóch stażystów. Dodatkowo, w przyszłym roku planowane jest wdrożenie na stałe elektronicznego systemu petentów za pomocą biletomatu.

Według danych wydziału, w ostatnich latach rocznie było przyjmowanych ok. 16 000 - 18 000 interesantów. Na poziomie ponad 5000 utrzymuje się natomiast liczba rejestrowanych każdego roku aut.