Pow. krasnostawski. Urzędomatu jednak nie będzie? Starostwo wskazuje na wysokie koszty i wątpliwości prawne

Temat urzędomatu wrócił na forum powiatu krasnostawskiego za sprawą interpelacji. Radny przypomniał, że 26 lutego zwrócił się do władz powiatu z propozycją instalacji takiego urządzenia przy Wydziale Komunikacji, Transportu i Dróg Publicznych Starostwa Powiatowego w Krasnymstawie.

W odpowiedzi otrzymał wówczas informację, że urząd zamierza przeprowadzić rozpoznanie rynku i przedstawić stosowną propozycję zarządowi powiatu. 

- "Proszę o informację, co dalej dzieję się z tą sprawą, czy była rozpatrywana przez Zarząd Powiatu i kiedy?" - pytał Marek Piwko. 

Jak wynika z odpowiedzi udzielonej przez starostę Janusza Szpaka, w kwietniu rozpoczęto analizę możliwości wdrożenia takiego rozwiązania. Urzędnicy sprawdzali dostępne na rynku urządzenia, ich parametry techniczne, wielkość, koszty zakupu i warunki montażu.

- "W toku działań dokonano wizji lokalnej funkcjonującego podobnego urządzenia w Lublinie oraz przeprowadzono rozmowy wraz z prezentacją urządzeń z firmami produkującymi bądź dystrybuującymi. Wynikiem tych konsultacji było przedstawienie wstępnych ofert przez dwie firmy handlowo-produkcyjne. Obecnie trwa weryfikacja ofert pod kątem jej użyteczności w naszej Instytucji" -  poinformował starosta.

Starostwo zwraca jednak uwagę, że wdrożenie urzędomatu nie ogranicza się jedynie do zakupu urządzenia. Konieczne byłyby również zmiany organizacyjne związane ze specyfiką funkcjonowania wydziału komunikacji. Władze powiatu wskazują m.in. na fakt, że mieszkańcy korzystają nie tylko z głównej siedziby starostwa przy ul. Sobieskiego w Krasnymstawie, ale również ze stanowisk zamiejscowych w Żółkiewce i Fajsławicach. Zdaniem urzędu instalacja jednego urządzenia wyłącznie w Krasnymstawie mogłaby prowadzić do nierównego dostępu mieszkańców do nowej usługi.

Jednym z najważniejszych argumentów przeciwko inwestycji są koszty. Według informacji uzyskanych przez urząd zakup 29-skrytkowego urzędomatu dostosowanego do potrzeb starostwa kosztowałby od około 85 do 90 tysięcy złotych. W cenie zawarte byłyby takie elementy jak: dostawa, montaż, wdrożenie oraz wsparcie techniczno-informatyczne. To jednak nie koniec wydatków. Po zakończeniu okresu wsparcia roczne koszty serwisowe miałyby wynosić od 9 do 10 procent wartości urządzenia. Dodatkowo konieczny byłby zakup skanerów kodów QR, pakietów SMS służących do powiadamiania mieszkańców oraz przygotowanie odpowiedniej infrastruktury technicznej.

- "Montaż i instalacja urządzenie wymaga konieczności wykonania dodatkowych prac przygotowawczych. W tym przygotowanie stabilnego podłoża (płyty fundamentowej lub innego o podobnej charakterystyce) umożliwiającego bezpieczne mocowanie. Doprowadzenie do miejsca montażu przyłącza energetycznego 230V, a także zapewnienie indywidualnej i dedykowanej infrastruktury sieci LAN" - poinformował starosta. 

Urząd zwraca również uwagę na kwestie kadrowe.

- "W związku z dodatkowymi czynnościami polegającymi na bieżącej obsłudze Urzędomatu (skanowanie kodu QR z przygotowywanego do wysyłki dokumentu, uzupełnieniu danych o numer telefonu podany we wniosku, przypisanie do każdej przesyłki właściwej skrytki, załadowanie przesyłek do właściwych skrytek, a w przypadku nieodebrania przez zainteresowanego we właściwym terminie wyjęcie przesyłek oraz ponowne wykonanie wskazanych powyżej czynności z nowym terminem odbioru niezbędne byłoby dodatkowe zaangażowanie pracowników lub zatrudnienie i przeszkolenie dodatkowego pracownika" - dodał starosta. 

Kolejnym argumentem są kwestie prawne. Starostwo wskazuje, że obecnie istnieją rozbieżności interpretacyjne dotyczące skuteczności doręczania dokumentów administracyjnych za pośrednictwem urzędomatów.

– „Według niektórych opinii prawnych doręczenie dokumentów za pośrednictwem i przy pomocy Urzędomatu nie spełnia wymogów określonych w przepisach, a co za tym idzie może zostać uznane za bezskuteczne, co w konsekwencji może nas narażać na niepotrzebne ryzyko procesowe" - dodał starosta. 

Starostwo zwraca również uwagę na postępującą cyfryzację procedur związanych z komunikacją i rejestracją pojazdów. W odpowiedzi przypomniano, że od 10 czerwca przy przerejestrowaniu pojazdu z zachowaniem dotychczasowych tablic rejestracyjnych nie będzie konieczności ich dostarczania do urzędu w celu ponownej legalizacji. Ponadto prowadzone są prace nad rozwiązaniami, które mają umożliwić składanie wniosków drogą elektroniczną oraz ich elektroniczne rozpatrywanie. W ocenie władz powiatu może to stopniowo ograniczać potrzebę osobistego odwiedzania urzędu przez mieszkańców.

- "Mając na uwadze powyższe, należy zauważyć, że w obecnych uwarunkowaniach prawno-organizacyjno-ekonomicznych nie rekomenduje się instalowania urzędomatu, uzasadniając to tym, że koszt przedsięwzięcia, nakład pracy z tym związany, a także konieczne zmiany organizacyjne z tego tytułu będą niewspółmierne do korzyści wynikających z wdrożenia takiego rozwiązania" - podsumował starosta. 

Tym samym pomysł urzędomatu, który miał ułatwić mieszkańcom odbiór dokumentów poza godzinami pracy urzędu, pozostaje na razie jedynie przedmiotem analiz, a nie planowaną inwestycją powiatu krasnostawskiego.

Czytaj także: