Zgłoś się do rejestru, unikniesz kary

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców.

- Prowadzą go marszałkowie województw. Niestety, część dokumentacji gromadzą firmy niewpisane do rejestru. Dodatkowo warunki przechowywania nierzadko odbiegają od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze – informuje Małgorzata Korba, regionalny rzecznik ZUS w województwie lubelskim. - Jednak już za dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień.

Przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Natomiast przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności.

Samo zgłoszenie jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód uiszczenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie.