Trudne rozmowy z pracownikami – sprawdź, jak się przygotować

• Konflikty w zespole, redukcja etatów, pogorszenie wyników – w każdej z tych sytuacji rozmowa z pracownikiem to absolutna podstawa.

• Przed prz        ystąpieniem do niej niezbędne jest odpowiednie przygotowanie.

• W pierwszej kolejności należy określić konkretny cel spotkania (źródło problemu), dzięki któremu pracownik zrozumie powód wezwania na rozmowę.

• Warto  przygotować również dowody przydatne podczas rozmowy, a także kilka propozycji  rozwiązania problemu.

Kiedy sytuacja wymaga przeprowadzenia trudnej rozmowy z pracownikiem?

Jedną z najczęstszych sytuacji, w których pracodawca musi przeprowadzić z pracownikami trudną rozmowę, są konflikty w zespole. Wówczas istotne jest wspólne poszukiwanie rozwiązania, które pozwoli przywrócić dobrą atmosferę między współpracownikami. Rozmowy nie może zabraknąć także w przypadku zmian w firmie – np. zmiany stanowisk czy redukcji etatów. Pracodawca powinien wtedy pamiętać o empatycznym podejściu, przekazaniu konkretnej przyczyny zmian, a jeśli istnieje możliwość – także o zaoferowaniu wsparcia. Rozmowa jest niezbędna również w przypadku, gdy pracownik nie spełnia swoich obowiązków lub pracuje z coraz mniejszą wydajnością. Niekiedy może to wynikać z wypalenia zawodowego, problemów prywatnych czy braku pewnych umiejętności. Bez odpowiedniej rozmowy pracodawca nie pozna jednak przyczyny, a pracownik – nie poczuje się zmotywowany do zmiany.

W jaki sposób przygotować się do trudnej rozmowy z pracownikiem?

Trudne rozmowy z pracownikami wymagają odpowiedniego przygotowania ze strony pracodawcy. Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać jako przełożony, gdy przeprowadzasz je z osobami zatrudnionymi w swojej firmie.

• Określ cel rozmowy

Podstawą w przypadku rozmowy z pracownikiem jest określenie jej konkretnego celu. Inaczej bowiem zostanie przeprowadzona rozmowa na temat redukcji etatu, a inaczej ta dotycząca sporu między współpracownikami. Informacja na ten temat pomoże pracownikowi zrozumieć sytuację i zmniejszy jego stres spowodowany samym wezwaniem na rozmowę.

• Zgromadź konkrety i zaplanuj rozmowę

Samo przedstawienie celu rozmowy to za mało – powinien on zostać poparty konkretnymi przykładami i argumentami. Jeśli problem stanowią gorsze wyniki pracy czy częsta absencja, możesz wykorzystać odpowiednią dokumentację. Jeżeli natomiast chcesz porozmawiać z pracownikiem o jego stosunkach z innymi, pomocna może się okazać kilkudniowa obserwacja lub rozmowa z pozostałymi członkami zespołu. Pamiętaj o tym, aby koncentrować się wyłącznie na faktach, a nie na domysłach czy subiektywnych opiniach.

• Nie tylko mów, ale i słuchaj

Podczas trudnej rozmowy między pracodawcą a pracownikiem nie powinien mówić wyłącznie ten pierwszy. Zatrudniony wezwany na taką rozmowę również musi mieć szansę się wypowiedzieć i przedstawić swój punkt widzenia w danej sprawie. Jako przełożony pamiętaj zatem o tym, aby wysłuchać pracownika i wziąć pod uwagę jego opinię czy potrzeby.

• Podaj propozycję rozwiązania

Jeszcze zanim dojdzie do rozmowy z pracownikiem, zastanów się, w jaki sposób można rozwiązać dany problem. Dzięki temu w trakcie wymiany zdań będziesz mógł od razu zaproponować konkretne rozwiązania i wspólnie z daną osobą wypracować właściwy plan działania.

• 
  Pamiętaj o swoich emocjach

Bez względu na to, czego ma dotyczyć trudniejsza rozmowa z Twoim pracownikiem, postaraj się odłożyć emocje na bok. Dobrze, jeśli przed spotkaniem przećwiczysz konkretne komunikaty, a do samej rozmowy podejdziesz otwarcie i ze spokojem. Pamiętaj o empatycznym podejściu, a jednocześnie – nie pozwól wyprowadzić się z równowagi, jeśli rozmowa wywoła w pracowniku duże emocje.

Szukasz obiecującego specjalisty z branży IT? Dodaj ofertę – theprotocol i inne internetowe serwisy ogłoszeniowe to najlepszy sposób na dotarcie do kandydatów.

Podsumowanie

Trudne rozmowy z pracownikami to coś nieuniknionego – bez względu na to, czy mowa o przedsiębiorstwach produkcyjnych, korporacjach czy firmach IT. Warto zatem wiedzieć, jak się do nich przygotować. Podstawa to określenie celu rozmowy, zaplanowanie jej przebiegu i przygotowanie kilku propozycji rozwiązań problemu. Pomocne mogą się okazać konkretne dowody, np. kilkudniowa obserwacja pracownika czy właściwa dokumentacja, np. potwierdzająca gorsze wyniki lub powtarzające się nieobecności.